Vergi denetim sisteminin son yıllarda geçirdiği dönüşüm sürecinde merkezi bir yere sahip olan Kuruluş Gözetimli Analiz Sistemi (“KURGAN”), çok katmanlı veri analitiği, işlem-temelli risk puantajı ve doğrulama (validation) mantığı üzerine kurulu gelişmiş bir idari gözetim aracıdır. Sistem, klasik anlamda mükellef bazlı bir risk puanlaması yerine, ekonomik işlemlerin kendisini “gerçeklik – tutarlılık – makuliyet” parametreleri üzerinden analiz eden bir yaklaşım benimsemektedir. Bu nedenle KURGAN, hem kuruluş aşamasına ilişkin yapısal risk faktörlerini hem de dönemsel işlem örüntülerini eş zamanlı olarak değerlendiren algoritmik bir erken tespit ve sinyalleme mekanizması niteliğindedir.

Bu mekanizmanın hukuki işlevi, doğrudan yaptırım uygulayan bir yetki kullanımından ziyade, idari süreçlerin yönünü tayin eden “ön-sinyal üretme” fonksiyonunda ortaya çıkmaktadır. Üretilen sinyaller, dijital ortamda anlık olarak tespiti güç olmakla birlikte, ekonomik gerçeklik ile beyan ve belge akışı arasında ortaya çıkan uyumsuzluklara işaret etmektedir. Beyannamelerdeki verilerin işlem hacmiyle örtüşüp örtüşmediği, belge düzeninin ticari faaliyetle tutarlı olup olmadığı ve işlemin daha sonra düzeltme beyanlarıyla kayıt dışına çıkarılıp çıkarılmadığı gibi hususlar, sistemin “mutabakat riski alanları” olarak adlandırdığı kritik belirsizlik alanlarını oluşturmaktadır. Bu alanlarda riskin doğrulanması veya bertaraf edilmesi, çoğu durumda mükelleften açıklama alınmasını gerektirmekte; dolayısıyla idare, formel inceleme başlatmaksızın mükellefle idari iletişim kurmayı tercih etmektedir.

KURGAN kapsamındaki yazıların temel fonksiyonu, mükelleflerin riskli görülen işlem kümelerine ilişkin kendi iç değerlendirmelerini yapmalarını sağlayan bir erken uyarı mekanizması tesis etmektir. Bu yazılar, hukuken bir inceleme emri niteliği taşımamakla birlikte, inceleme başlatılıp başlatılmayacağına ilişkin sürecin yönünü belirleyen ön değerlendirme niteliğindedir. Bu nedenle mükellefin pasif kalabileceği bir bilgilendirme metni gibi görülmemeli; vergi hukukunun “ispat edilebilirlik, açıklık ve delil ekonomisi” ilkeleriyle uyumlu şekilde, işlem gerçekliğini ortaya koymaya yönelik bir idari aşama olarak değerlendirilmelidir.

KURGAN yazısının tebliğ edilmesini müteakip mükellefin yapması beklenen değerlendirme, kendi ticari gerçekliğini, belge akışını ve iş ilişkilerini bütüncül biçimde gözden geçirmeyi zorunlu kılar. Risk idarenin varsayımıyla örtüşüyorsa gerekli düzeltme beyanlarının yapılması veya iç kontrol süreçlerinin güncellenmesi suretiyle doğru pozisyon alınmalıdır. Buna karşılık mükellef, bildirime konu işlemler bakımından bir risk bulunmadığı kanaatindeyse, ileride yürütülebilecek olası bir inceleme sürecinde kullanılmak üzere işlem gerçekliğini tevsik edici delillerin tümünü bütünlüklü bir dosya hâlinde hazırlamalıdır. Zira sinyalleme sisteminin özünde, belirsizliklerin azaltılması ve maddi doğruluğun teyit edilmesi amacı yatmaktadır.

Bildirimin göz ardı edilmesi, verilen sürede yanıt sunulmaması veya açıklamanın teknik ve hukuki tutarlılıktan yoksun olması hâlinde idari değerlendirme, risk sinyalinin teyit edildiği yönünde şekillenebilir. Böyle bir varsayım ise mükellefin denetim patikasına yönelme ihtimalini güçlendirir ve sürecin ilerleyen aşamalarda idari yaptırım veya cezai nitelikli değerlendirme ile kesişmesine yol açabilir. Bu nedenle KURGAN yazıları, hukuki sonuç doğuran işlemler olmasalar da, idari sürecin seyri bakımından yüksek belirleyiciliğe sahip kritik bir kavşak niteliği taşımaktadır.

Sinyalleme mekanizmasının bir diğer fonksiyonu, idarenin denetim kapasitesinin rasyonelleştirilmesine yöneliktir. Risk emarelerinin erken aşamada mükellefle paylaşılması, gereksiz incelemelerin sahaya inmesini engelleyerek hem idari verimliliği artırmakta hem de mükellef haklarının korunmasına katkı sağlamaktadır. KURGAN bu yönüyle yalnızca bir risk analiz aracı değil, aynı zamanda idarenin “denetim ekonomisi” ve “davranışsal uyum” politikalarını somutlaştıran normatif bir araç niteliğindedir.

Sahte belge düzenleme ve kullanma alanındaki uygulamalar, bu yeni sinyalleme düzeninin daha da önem kazandığı bir alt başlık oluşturmaktadır. 18 Nisan 2025 tarihli idari çerçeve uyarınca, sahte belge kullanıcılarının dahi işlemlerinin gerçekliğini on üç temel kriter ışığında açık ve somut biçimde ortaya koymaları beklenmektedir. Bu durum, bugüne kadar uygulamada ağırlıklı kabul gören “bilmeden kullanım” varsayımının daha sıkı bir delil rejimine tabi tutulacağı anlamına gelmektedir. Özellikle KURGAN yazılarında tedarikçilere ilişkin risk emarelerinin bildirilmesi, mükelleflerin ileride karşılaşabilecekleri “bilerek kullanım” isnadı bakımından önem taşıyan bir davranışsal baskı yaratmaktadır.

Tüm bu çerçevede, KURGAN yazısı tebliğ edilen mükelleflerin öncelikle kendi iç denetim süreçlerini işletmeleri, tedarik zinciri ve satın alma prosedürlerini yeniden gözden geçirmeleri, belge ve kayıt düzenlerini ileride açıklanabilirlik ve ispat edilebilirlik ilkelerine uygun şekilde güçlendirmeleri önem arz etmektedir. Mal ve hizmet alımlarında kimlik, faaliyet ve kapasite teyidi süreçlerinin yazılı bir iç kontrol sistemi altında yürütülmesi; teslimat, taşıma, ödeme ve fiili iş akışının delillerle bütünlük içinde tevsik edilmesi, olası bir incelemede mükellefin savunma kapasitesini belirgin şekilde artıracaktır.

KURGAN yazılarının, tek başına idari veya cezai sonuç doğurmamakla birlikte, ileride yürütülebilecek incelemelerin yönünü belirleyen yüksek etkili metinler olduğu unutulmamalıdır. Bu sebeple mükelleflerin, kendilerine yöneltilen kurgan yazısını hafife almaksızın, somut olayın özelliklerine uygun şekilde hareket etmeleri; özellikle sahte veya muhteviyatı yanıltıcı belge riski içeren durumlarda vergi hukuku ve vergi ceza hukuku alanında uzmanlaşmış profesyonellerden hukuki danışmanlık almaları, doğru konumlanma ve risk yönetimi bakımından büyük önem taşımaktadır.